仕事を効率的に進めるには、スケジュール管理が重要だと言われます。
しかし、単に予定を埋めるだけでは真の効率化は図れません。
30年以上の営業経験から学んだ、実践的なスケジュール管理の方法をお伝えしたいと思います。
1. なぜ2週間単位の計画が効果的なのか？
私は常に2週間を一つの単位として計画を立てていました。箇条書きが、その理由です。
- 1週目に目いっぱい予定を入れても、2週間あれば調整が可能
- 重要顧客との面談機会を確実に確保できる
- 予定変更への柔軟な対応が可能
つまり、2週間という幅を持たせることで、「確実性」と「柔軟性」の両立が可能になるのです。
2. 曜日別の特徴を活かしたスケジューリング
私の経験から、各曜日には以下のような特徴があることが分かりました。
■月曜日：週の始動日
- 午後に7-10件程度の面談を設定
- 重要な商談は避け、打ち合わせ中心に
- 週の勢いをつける日と位置づけ
■火曜日：重要案件の集中日
- 8-10件の面談を確保
- 重要案件や勝負どころを計画的に組込む
- 最も充実した商談が可能な日
■水曜日：優先案件の完遂
- 予定数は若干減るが質を重視
- 週前半の重要案件を完了
- 次週の布石を打つ
■木曜日：柔軟な対応日
- 診療リズムの異なる施設への訪問
- 事務処理の時間を確保
- 予定外の対応にも余裕を持つ
■金曜日：戦略的な予備日
- 基本の訪問予定は設定
- 余裕を持った予定管理
- 週の調整や緊急対応に備える
3. 情報提供を軸とした価値創造
訪問や面談は、単なるルーティンワークではありません。
私は常に「訪問＝サービス」という考え方を持っていました。
具体的には以下のことを考えていました。
- 面談時の情報提供から次回の「宿題」を作る
- 相手が気づいていない課題の発見を心がける
- 課題解決のための情報を次回の価値として準備
この考え方により、単なる訪問が価値ある接点に変わります。
4. 継続的な改善の重要性
効果的なスケジュール管理には、定期的な見直しと改善が欠かせません。
- 2-3ヶ月に1回は訪問コースの見直し
- 好調時こそ新しい時間帯での面談を試行
- 季節による繁閑の変化への対応
- 相手の反応から最適な訪問時間帯を発見
5. 『日常業務で成長する！若手社員のための実践ハンドブック』との関連
本書の第4章「成果を出すための業務効率化術」でも触れていますが、効率的な業務遂行には抑えておくポイントがあります。
わたし自身の事例から記載します。
- 優先順位の明確化（売上構成比80%の得意先を重視）
- 時間の戦略的活用（2週間単位での計画立案）
- 継続的な改善（定期的な見直しと調整）
あなたの業務を効率的にすすめるために重要なポイントは整理できていますか？
まとめ：スケジュール管理は成長の基盤
効果的なスケジュール管理は、単なる時間管理以上の価値があります：
- 計画的な業務遂行が可能に
- 予定変更にも柔軟に対応できる
- 顧客との信頼関係構築にもつながる
皆さんも、まずは2週間単位での計画立案から始めてみてはいかがでしょうか？
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