今回は、ビジネスにおいて重要な「会議」の本来の意味と、その重要性についてお話しします。
日々の業務の中で会議は頻繁に行われますが、その目的を正しく理解し、有意義な時間を過ごすために、以下のポイントを押さえておきましょう。
『会議は必要なのか？』と考えることがあるかもしれません。有益な会議に参加して自分自身も成長するために積極的に会議に参加しましょう。
成果につなげるための会議をどのように実現するか？
良い会議とは、どのような会議でしょうか？話し合いの結果、意思決定され参加者が共通の目標に向かって同じ行動がとれる状態だと思います。そのような会議を実施する方法について記載します。
会議の本来の意味とは？
会議とは、「関係者が集まって相談をし、物事を決定すること」です。会議の場では、特定の議題について意見を交換し、集まった人たちが共通の認識を持ち、意思決定を行うことが求められます。
しかし、ただ参加するだけでは会議の本来の目的を果たすことはできません。会議は時間的・人的リソースを使うため、効率的で有意義なものにする必要があります。
私は、前職では３０年以上営業部門に所属していました。
会議の目的は「明日からの営業活動で、何をするのかを明確にする。」「複数の決定事項の優先順位を明確にする」という事を考えていました。
仕事は相手があることです。営業などは特に時間や場所などにも影響を受けることがあります。イレギュラーなことが起こったとしても、最低やること。これが優先順位１番目です。
優先順位１ができれば、２を実行するといったことを明確にすることを意識していました。
良い会議を開くためのポイント
- 事前準備をしっかりと行う
明確なアジェンダや資料を事前に準備し、会議の数日前に参加者全員に配布しましょう。
これにより、参加者は事前に内容を把握し、当日は効率的に議論を進めることができます。
若手の頃に上司に会議の前に質問されました。
上司 「今日は、何をしにここに来た？」
私 「〇〇の売り方を勉強するために来ました。」（販売成績の良くない製品）
上司 「そうか」
期待した応えだったかは不明ですが、会議に出席する目的は営業でしたので、販売予算の達成です。それを実現するために必要なことを学ぼうと考えていました。 - 時間管理を徹底する
会議には時間制限を設け、各議題に対して明確な時間枠を設定しましょう。
タイムキーパーを置き、時間内に議論を収めることが重要です。
会議では進行役、書記が決められていると思います。進行役によって会議の充実度が変わる部分があります。 - 意思決定の場であることを共有する
会議は意思決定の場です。
会議の目的を明確にし、全員が積極的に参加する意識を持つことが求められます。
会議に参加して意思決定されます。決まったことを実行しないことはあり得ない事です。
自分も参加して決められたことです。会議での決定事項には納得できなかったとしても同意しているという事は理解しておく必要があると思います。 - 意見を述べること＝参加していること
会議では参加者全員が意見を述べることが求められます。
意見を言わないことは不参加と同義であり、積極的な発言が重要です。
会議で発言することは、自分自身の成長に繋がります。発言することで、上司や先輩があなたの考え方などや、問題をとらえる視点に気がつく機会になります。自分に適したアドバイスをもらいやすくなると思います。 - 見やすい議事録の作成
会議の内容を記録し、参加者や関係者に配布するための議事録を作成しましょう。議事録は会議の目的や結論がわかりやすくまとめられている必要があります。
会議の種類とその目的
会議には様々な種類がありますが、大きく分けると以下の3つです。
- コミュニケーション目的の会議
報告・連絡・相談を中心に情報共有を行う会議です。アジェンダを共有し、効率的に情報を伝達しましょう。 - 議論目的の会議
意見やアイデアを出し合うブレインストーミングなどの会議です。自由な発言を促し、建設的な議論を行うことが重要です。 - 意思決定目的の会議
物事の結論を導き出し、それに合意を得るための会議です。正確な議事録と会議内容の伝達が重要です。
課長職の時に、半年に１回のペースで会議が開催されていました。会議後の半年間でどのような営業活動を実施するかが伝えられる会議です。
この会議では、いかに内容を部下に伝えることで理解されるかや実行度を上げるために何をするかを考えながら聞いていました。会議の内容によっては発言＝参加ではないと思います。
上記、3つの会議では問題意識、課題を解決したいとの考えで出席することで自然と発言する機会になります。
会議の効率化に向けたテクノロジーの活用
テクノロジーの活用も、会議の効率化に大きく貢献します。例えば、ビデオ会議ツールや共有ドキュメントを利用することで、リモートワークや遠隔地とのコミュニケーションをスムーズに行えます。
また、リアルタイム共同編集ツールを活用することで、参加者全員が効率的に情報を共有し、議論を深めることができます。
会議は自己成長の場になるとの視点で考える
会議は単なる意思決定や情報共有の場としてだけでなく、出席者の成長の機会としても非常に重要です。会議が出席者の成長にどのように寄与するかについてのポイントを挙げてみます。
会議での出席者の成長を促進するポイント
1. 積極的な意見交換の場としての会議
会議は出席者が自分の意見を述べる場であり、これにより自分の考えを明確に伝える能力が向上します。意見を出し合うことで、異なる視点や新しいアイデアに触れることができ、自分の考えを広げる機会となります。
私は、自分の問題点の捉え方や視点が正しいのか？考え方が間違っていないか？を確認するために会議で発言していた時期もあります。自分の考えが正しい、正しくない。正解、不正解を考えず意見を出していました。
会議は限られた時間ですすめられます。会議の場以外の雑談の中で、会議の発言についてアドバイスをしてくれる先輩や上司もいました。それはわたし自身の成長につながったと感じています。
2. リーダーシップの育成
会議の進行役やファシリテーターを務めることで、リーダーシップスキルを磨くことができます。
議論をまとめたり、意見の対立を調整したりする経験は、リーダーシップの成長に大いに役立ちます。
ファシリテートもいろんなレベルがあると思います。ホワイトボードを活用して意見をまとめていく等トレーニングが特に必要な物もあります。
会議のファシリテートも重要です。先輩や上司があらゆる会議でファシリテーターをする時には、見て学びましょう。まずはマネをして会議をしっかり運営できることも立派なスキルです。
3. 問題解決能力の向上
会議で議論される課題や問題点に対して、解決策を提案することは問題解決能力を高める訓練となります。実際のビジネスシーンで直面する問題に対して、効果的に対応するスキルを養うことができます。
入社して３～４年ほどの頃でした。今から３０年以上前の話しです。月次会議が開催されるなかで３カ月に１回ほどのペースで『ケーススタディ』という議題がありました。私はそれが好きでした。
同僚の得意先で起きた事例を名前を伏せて事例検討会をする内容でした。先入観を持たないように名前を伏せて実施されていたと思います。何が問題か？課題は？解決策は？を考えていました。
通常の議題が製品ごとの販売の問題解決力を磨く時間だとすると、ケーススタディは得意先個別の問題可決力を磨く時間でした。
4. コミュニケーションスキルの強化
会議ではさまざまなバックグラウンドを持つ人々とのコミュニケーションが求められます。これにより、対話力やプレゼンテーションスキル、交渉力などのコミュニケーションスキルが向上します。
スキルが磨かれるとともに、人前での発言などに恐怖心を感じにくくなると思います。以前の社内の昇進、昇級試験でグループディスカッションがありました。自分の意見を貫き通すわけでなく、対立する意見でも伝え方などを学ぶ機会になるため、自分の意見を伝えることに恐怖心を感じることはなくなると思います。
5. フィードバックの受け取りと提供
会議中や会議後にフィードバックを受け取ることで、自分の強みや改善点を知ることができます。また、他者に対して建設的なフィードバックを提供することも、自分の視点を広げる良い練習となります。
会議での発言で、周囲のメンバーのあなたのことを知ります。発言から普段からの仕事ぶりを想像されることもあると思います。会議で発言することの良い所は、周囲からのアドバイスやフィードバックの精度が上がりレベルアップにつながりやすいと思います。特に上司は、部下を育成します。会議の発言や報告内容で、業務レベルを判断している可能性も高いです。正確な現状把握が、的確なアドバイスに繋がることを考えると会議で意見を出さないことはチャンスを失っていることと同じです。
6. チームワークの向上
会議はチーム全体で一つの目標に向かって議論し協力する場でもあります。これにより、チームワークの重要性を理解し、協力する姿勢を養うことができます。
チームとして、目指すゴールは共通だと思います。個人攻撃などしなければ、意見をぶつけ合ってもチームワークが悪くなることはないです。
7. 業務理解の深化
会議では自分の担当業務だけでなく、他部門の業務内容やプロジェクト全体の進捗状況についても理解する機会が得られます。これにより、自分の役割が全体の中でどのように位置づけられているかを把握し、業務全体を俯瞰する視点を養うことができます。
成長を促す会議の実践方法
- ローテーションでのファシリテーター役
定期的に会議の進行役をローテーションさせ、全員がリーダーシップスキルを磨く機会を持つようにしましょう。 - フィードバックセッションの導入
会議の終わりにフィードバックセッションを設け、出席者全員が互いにフィードバックを提供する時間を設けます。 - 問題解決ワークショップの実施
特定の問題について、会議形式で解決策を議論するワークショップを定期的に実施し、問題解決能力を養う場とします。 - 多様な意見を尊重する環境の構築
異なる意見を尊重し、建設的な議論を奨励する文化を育てることで、参加者が安心して意見を述べられる環境を整えます。
まとめ
会議は単なる業務の一部ではなく、出席者の成長を促進する重要な場でもあります。
意見交換、リーダーシップの育成、問題解決能力の向上、コミュニケーションスキルの強化、フィードバックの提供と受け取り、チームワークの向上、業務理解の深化など、多くの成長機会を提供します。これらを意識して会議を運営することで、個人の成長と組織全体の発展に繋がるでしょう。
新入社員でも遠慮せずに意見を出すことで、自分の成長の機会は増えます。経験を積んでいくと、後輩指導をすることも出てきます。自信をもって指導するためにも、会議などで積極的に発言し、意見交換をすることでどんどん成長しましょう。
ぜひ、これらのポイントを意識しながら、日々の会議に取り組んでみてください。皆さんの成長を期待しています。
