年が明けてから1ヶ月が経ち、2月に入りました。
年度末まで残り2ヶ月となるこの時期、新任マネージャーの皆さんは、日々の業務に追われながらも、年度の締めくくりに向けて奮闘されていることと思います。
私は製薬会社で14年間マネージャーを務めた経験から、特にこの時期の時間管理の重要性を強く感じています。
今日は、週末の振り返りと効果的な時間活用について、具体的な方法をお伝えしたいと思います。
年度末を見据えた1週間の振り返り方
私がマネージャー時代、特に意識していたのは金曜日の夕方の使い方です。
この時間を「週の総括」と「来週の準備」に充てることで、月曜日からスムーズに活動を開始できました。
具体的な振り返りのポイントは以下の通りです。
目標達成状況の確認
- 数値目標の進捗確認
- 重点施策の実施状況
- 予実の差異分析
チーム全体の状況把握
- メンバー個々の活動状況
- チーム内の課題の有無
- サポートが必要な案件の確認
来週に向けた準備
- 重要会議の資料確認
- メンバーとの面談準備
- 緊急対応が必要な案件の整理
特に年度末が近づくこの時期は、通常の振り返りに加えて、年間目標の達成度合いも確認します。
目標達成が危ぶまれる項目については、具体的な対策を考え、メンバーと共有する準備をしておくことが重要です。
年度末を意識した月曜からのスケジューリング
週明けの月曜日、特に朝一番の時間の使い方は重要です。
私は以下のような順序でスケジューリングを行っていました。
チーム全体の予定確認
- 全体会議の設定
- 重要な締め切りの確認
- メンバーの予定把握
個別面談の時間確保
- 1on1ミーティングの設定
- 進捗確認の時間確保
- メンバーのサポート時間の確保
年度末特有の業務への対応
- 実績報告書の作成時間
- 来年度計画の検討時間
- 予算管理の確認時間
この時期特有の注意点として、年度末の業務増加を見越した余裕のある時間配分が必要です。
経験上、想定以上の時間が必要になることが多いため、20%程度の余裕を持たせることをお勧めします。
限られた時間を最大限活用するコツ
時間管理で最も重要なのは、「重要」と「緊急」を区別することです。
私の経験から、以下のような優先順位付けが効果的でした。
重要かつ緊急
- 年度目標の達成に直結する業務
- 上司からの緊急の依頼
- クレーム対応
重要だが緊急ではない
- メンバーの育成
- 来年度の計画策定
- チーム力向上の施策
緊急だが重要ではない
- 突発的な問い合わせ
- 定型的な報告業務
- 優先度の低い会議
重要でも緊急でもない
- 後回しにできる資料作成
- ルーティン業務の改善
- 任意の研修参加
特に年度末に向けては、目標達成に直結する業務を最優先にしつつ、メンバーの成長機会も確保することが重要です。
チーム全体の成果を高める時間管理
個人の時間管理に加えて、チーム全体の時間を効率的に使うことも重要です。
以下のような点に注意を払っていました。
メンバー間の業務バランス
- 繁閑の調整
- 得意分野の活用
- 相互支援の促進
情報共有の効率化
- 会議時間の短縮
- 報告フォーマットの統一
- コミュニケーションツールの活用
目標達成への支援体制
- チーム内での役割分担
- 進捗の可視化
- 相互フォロー体制の構築
このような取り組みにより、チーム全体の生産性を向上させることができます。
まとめ：週末の振り返りを習慣化しよう
2月に入り、年度末まで残り2ヶ月となりました。
この時期を乗り切るためには、週末の振り返りとしっかりとした計画が欠かせません。
特に新任マネージャーの皆さんは、自身の時間管理に加えて、チーム全体の時間も管理しなければなりません。
一見負担に感じるかもしれませんが、適切な時間管理があってこそ、チームの成果も、メンバーの成長も実現できるのです。
まずは今週末から、具体的な振り返りと計画作りを始めてみてはいかがでしょうか。
小さな積み重ねが、大きな成果につながっていきます。
皆さんの成功を心より願っています。
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